Privacyverklaring Nederlandse Vereniging van Cichlidenliefhebbers
Informatieplicht : De Nederlandse Vereniging van Cichlidenliefhebbers, hierna te noemen 'de vereniging', heeft conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een informatieplicht naar haar leden en de bezoekers van de website NVCweb.nl. De vereniging is verplicht de hiervoor genoemde betrokkenen te informeren over de manier waarop zij omgaat met hun persoonsgegevens. Deze informatie wordt beschikbaar gesteld via deze privacyverklaring.
• Ledenadministratie - Vreugd Software : Als u lid wordt van de vereniging komen uw p ersoonsgegevens middels het inschrijfformulier terecht bij de verwerkers-verantwoordelijke; dit is de ledenadministratie (één persoon). Uw voor - en achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer (optioneel), e-mailadres, lidnummer en IBAN bankrekeningnummer worden opgenomen in de ledenlijst van de vereniging. Dit is de centrale plaats waar uw persoons gegevens worden beheerd en verwerkt. Alleen de verwerkersverantwoordelijke heeft toegang tot deze gegevens. Voor de ledenlijst maakt de vereniging gebruik van software van verwerker Vreugd Software*. Het bijhouden van een ledenlijst heeft als doel de rechten en plichten die behoren tot de verbintenis die lid en vereniging zijn aangegaan te kunnen nakomen. De vereniging bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens in of middels de ledenlijst vanaf het moment dat u lid bent van de vereniging tot het moment dat uw lidmaatschap is beëindigd.
• Wanbetaler - DAS incassobureau : Als lid van de vereniging bent u contributieplichtig. U betaalt de vereniging jaarlijks een door de algemene ledenvergadering vastgesteld bedrag aan contributie. Indien u uw lidmaatschap niet heeft beëindigd en uw contributie niet betaald wordt u aangemerkt als wanbetaler. In zo'n geval kan de verwerkersverantwoordelijke ervoor kiezen uw voor- en achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer (indien beschikbaar), e-mailadres en inschrijfformulier door te geven aan verwerker DAS incassobureau*. Deze verwerking heeft als doel wanbetalers aan hun contributie plicht te laten voldoen. De verwerker ontvangt, bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens alleen als u door de vereniging als wanbetaler wordt aangemerkt en de vereniging besluit daarvoor een incassobureau in te schakelen. Uw persoonsgegevens worden door de vereniging op deze wijze bewaard en verwerkt vanaf het moment dat zij besluit een incassobureau in te schakelen tot het moment dat deze procedure is afgerond.
• Periodiek Cichlidae - Drukkerij Scheffer : Als lid van de vereniging heeft u recht op het ontvangen van het verenigingsperiodiek Cichlidae. De verwerkersverantwoordelijke geeft uw voor - en achternaam en adres door aan verwerker Drukkerij Scheffer*. Deze verwerking heeft als doel leden van de vereniging het periodiek Cichlidae te laten ontvangen. De verwerker ontvangt, bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens voor iedere uitgebrachte aflevering van betreffend periodiek. Uw persoonsgegevens worden door de verwerker na elke verzending vernietigd.
• Nieuwsbrief - Mailchimp** : Als lid van de vereniging kunt u aan geven of u de NVC nieuwsbrief wil ontvangen. U kunt uw voorkeur op ieder moment wijzigen zonder dat dit effect heeft op (de voortgang van) uw lidmaatschap. Ook niet-leden kunnen zich aanmelden voor (een niet-leden versie van) de nieuwsbrief. Voor leden die zich voor de nieuwsbrief hebben aangemeld geeft de verwerkersverantwoordelijke uw e-mailadres door aan de auteur van de nieuwsbrief (verwerker). De verwerker
wordt zelf verwerkersverantwoordelijke omdat de auteur van de nieuwsbrief gebruik maakt van Mailchimp* voor het versturen van de nieuwsbrief. Mailchimp verzamelt anoniem gegevens over het gebruik (openen, aanklikken linkjes) van via haar verstuurde berichten en geeft de auteur toegang tot deze statistieken. Voor beide stappen (van ledenadministratie naar auteur en van auteur naar Mailchimp) heeft de vereniging verwerkingsovereenkomsten afgesloten. Deze verwerkingen hebben als doel leden van de vereniging de nieuwsbrief toe te sturen. Uw persoonsgegeven s worden door de verwerker bewaard en verwerkt vanaf het moment dat u heeft aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen tot het moment wanneer uw lidmaatschap is beëindigd (desgewenst kunt u zich, als niet-lid, opnieuw aanmelden voor de nieuwsbrief) of u zich heeft afgemeld als ontvang er van de nieuwsbrief. Niet-leden kunnen zich via de verenigingswebsite NVCweb.nl aanmelden voor de nieuwsbrief en komen dan direct terecht bij de auteur van de nieuwsbrief. De ledenadministratie ontvangt uw e - mailadres niet.
• NVCweb - Feka: Als lid van de vereniging heeft u recht op toegang tot het afgeschermde ledengedeelte van de verenenigingswebsite NVCweb.nl.De verwerkersverantwoordelijke geeft uw voor- en achternaam, e-mailadres en lidnummer door aan de webcoördinator* (verwerker) van de website (één persoon). Deze verwerking heeft als doel u, als lid van de vereniging, toegang te geven tot het afgeschermde ledengedeelte van NVCweb en u te helpen indien zich inlogproblemen voordoen. Deze persoonsgegevens, inclusief uw gebruikersnaam, worden door de verwerker bewaard en verwerkt vanaf het moment dat u lid bent van de vereniging tot het moment dat uw lidmaatschap is beëindigd.
• Google Analytics** : De vereniging verzamelt met behulp van Google Analytics* gegevens die inzicht geven in het gebruik van de website NVCweb.nl. Alleen de webcoördinator heeft toegang tot de hieruit op te maken resultaten. De verzamelde gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden (zoals retargeting via social media of het Google Display Network), de vereniging deelt in geen geval gegevens met derden (inclusief Google) en de gegevens worden geanonimiseerd verwerkt (er worden
geen IP - adressen verzameld) en niet door de vereniging opgeslagen.
* Met alle bovengenoemde verwerkers heeft de verwerkersverantwoordelijke van de vereniging een aantal onderwerpen vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, de zogenoemde verwerkingsovereenkomst (artikel 28, lid 3 van de AVG).
** Mailchimp en Google Analytics zijn internationale bedrijven die voor de verwerking van persoonsgegevens van de vereniging, mogelijk, gebruik maken van niet-Nederlandse servers.
Beeldmateriaal : De vereniging maakt soms foto's en/of video's op door haar georganiseerde of bezochte bijeenkomsten. Deze verwerking heeft als doel dit beeldmateriaal in te zetten als promotiemateriaal voor de vereniging. Het kan voorkomen dat deze foto's en/of video's, naast algemene gegevens, soms als bijzondere gegevens moeten worden aangemerkt. Dit is het geval wanneer expliciet van één persoon een foto wordt gemaakt waarvan (uit bijgevoegde tekst) duidelijk valt op te maken wie het betreft . Denk bijvoorbeeld aan een foto van een spreker, die een voordracht houdt voor een aantal leden. Beeldmateriaal dat expliciet ter identificatie van een persoon kan worden gebruikt (de hiervoor genoemde bijzondere persoonsgegevens) worden alleen door de vereniging gemaakt nadat zij hiervoor toestemming heeft gevraagd van de daarop te herkennen persoon of personen. Deze personen kunnen hun afgegeven toestemming op ieder moment intrekken, zodat de vereniging het beeldmateriaal niet langer zal gebruiken.
Contactformulier : Als u een contactformulier op de website www.NVCweb.nl invult , of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toest uurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.
Toestemming : Door het invullen en indienen van het inschrijfformulier pleegt u een actieve handeling met een specifiek doel; lid worden van de Nederlandse Vereniging van Cichlidenliefhebbers. U maakt deze keuze vrijelijk en geïnformeerd over de rechten en plichten die tot een dergelijke status behoren. Vanaf 25 mei 2018 dient u op het inschrijfformulier apart toestemming te geven indien u de NVC nieuwsbrief wenst te ontvangen. U kunt u hier op ieder gegeven moment voor aan- of afmelding onderaan de nieuwsbrief
zelf of via nieuwsbrief@nvcweb.nl zonder dat dit invloed heeft op (de voortgang van) uw NVC lidmaatschap. Kinderen jonger dan 16 jaar oud moeten toestemming hebben van een persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt alvorens zij kunnen instemmen met het verwerken van hun persoonsgegevens door de vereniging.
Geen toestemming: Als u de vereniging geen toestemming geeft tot het verwerken van uw persoonsgegevens kunt u geen lid worden van de vereniging. Wanneer u als lid van de vereniging uw afgegeven toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken geheel of gedeeltelijk intrekt kan dit betekenen dat u niet langer het periodiek Cichlidae en de nieuwsbrief ontvangt, en niet langer toegang heeft tot (het ledengedeelte van) NVCweb. Let op, het intrekken van deze toestemming betekent niet dat uw
lidmaatschap eindigt en u niet langer contributieplichtig bent. Conform het verenigingsrecht (boek 2 van het burgerlijk wetboek) bent u zelf verantwoordelijk voor het opzeggen van uw lidmaatschap (jaarverplichting). De vereniging hanteert volgens haar statuten als boekjaar het kalenderjaar en een opzegtermijn van één maand (u dient uw lidmaatschap bij de ledenadministratie voor 1 december op te zeggen als u het komende jaar niet langer lid wenst te blijven van de vereniging).
Verantwoordingsplicht: De vereniging heeft een verantwoordingsplicht. Indien noodzakelijk moet de vereniging kunnen aantonen dat u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Om aan deze regelgeving te kunnen voldoen bewaart de vereniging inschrijfformulieren (zie toestemming) van leden vanaf het moment dat u zich inschrijft als lid van de vereniging tot uiterlijk acht weken na het beëindigen van het lidmaatschap via de door de vereniging vastgestelde opzegtermijn. Ook brengt de vereniging alle gevensverwerkingen in kaart. De vereniging documenteert welke persoonsgegevens zij verwerkt, met welk doel zij dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie zij ze
deelt. Dit houdt zij bij in een register van verwerkingsactiviteiten. Naast de verantwoordingsplicht is dit register ook nodig als betrokkenen hun privacyrechten (zie rechten van betrokkene) uitoefenen. De vereniging maakt geen profielen van betrokkenen en maakt geen gebruik van gekoppelde systemen, geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen kunnen hebben, openbare bronnen en/of van derden verkregen gegevens.
Datalekken: Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie. Mocht zich, ondanks de daarvoor noodzakelijk geachte getroffen voorzorgmaatregelen, een ernstig datalek voordoen dan zal de vereniging hiervan melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen informeren. De vereniging houdt een verwerkingsregister bij (zie verantwoordingsplicht) en verleent de Autoriteit Persoonsgegevens na een datalek toegang tot deze documenten zodat zij kan controleren of de vereniging aan haar meldplicht heeft voldaan.
Wijzigingen privacyverklaring: Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging haar leden hierover zo goed als mogelijk informeren door gebruik te maken van haar nieuwsbrief en/of periodiek.
Rechten van betrokkene: U heeft het recht uwafgegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens op ieder moment in te trekken. Tevens kunt u ten allen tijde verzoeken omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens indienen, dataportabiliteit plegen, of de vereniging vragen stellen over haar privacybeleid en de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft het recht op vergetelheid, in een aantal gevallen moet de vereniging iemands persoonsgegevens wissen. Dit recht geldt niet als de vereniging wettelijk verplicht is om bepaalde gegevens te verwerken.
Inroepen rechten van betrokkene: U kunt de in bovenstaande genoemde 'Rechten van Betrokkene' ten alle tijden inroepen door contact op te nemen met de vereniging via onderstaande contactgegevens of het verzenden van een e-mail naar privacyverklaring@nvcweb.nl.
Klachtrecht van betrokkene: Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens.
Contactgegevens: De vereniging draagt de naam: Nederlandse Vereniging van Cichlidenliefhebbers, verkorte naam: N.V.C. Zij heeft haar zetel te Utrecht en is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 40478362. Het doel van de vereniging is de aquaristische en wetenschappelijke kennis betreffende de vissen van de familie Cichlidae aan te vullen en te verbreiden (statuten, artikel 3; lid 1). De verwerkersverantwoordelijke (ledenadministratie) is gevestigd in Sneek, Nederland, en bereikbaar via e-mail op het hierna te noemen adres: ledenadministratie@nvcweb.nl.
NVC-type:
